تجربه موفق استقرار ERP در خوشه

شركت فني مهندسي هیکو به کوشش جمعی از جوانان متخصص در حوزه تحلیل سیستم و نرم افزار در اواخر سال 1388 شروع به فعالیت نمود و بعنوان يكي از  واحدهاي فناور در مركز رشد استقرار يافت و با گسترده كردن فعاليت هاي خود توانست به سطح قابل قبولي از رشد يافتگي دست يافته و در سال 94 بعنوان شركتي رشد يافته و مستقل ادامه فعاليت دهد.
پياده سازي مديريت برنامه ريزي منابع سازمان (ERP) در خوشه كفش و دمپايي بهانه اي بود تا مصاحبه اي با مديرعامل اين شركت انجام دهيم كه در ادامه توجه شما را به آن جلب مي نمايم.
جناب آقاي مرتضوي لطفا خود را در ابتدا براي خوانندگان اين مجله معرفي كنيد؟
من سید مجتبی مرتضوی متولد 1360 دارای لیسانس مهندسی صنایع و فوق لیسانس تحلیل سیستم از دانشگاه فردوسی مشهد هستم. یکی از  آرزوهای بنده این بود که روزی بتوانم از دغدغه های افراد با تجربه که در صنعت کفش فعالیت می کنند و سرمایه های عظیم و اصلی این صنعت به شمار می آیند و قدم های بزرگی برای اعتلای کشور عزیز اسلامی در بین کشورهای دیگر برداشته اند، بکاهم.
در همین راستا قریب به سه سال بر روی پروژه "تولید نرم افزار راهکار کفش" با همکاری تیم پرتلاش شرکت مهندسی هیکو فعالیت کرده و حتی طعم کارگری را در این صنعت چشیده ام. امیدوارم شرکت هیکو بتواند باعث سربلندی میهن عزیز اسلامی ایران شود.
ERP چيست؟
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise resource planning) که به اختصار ERP نامیده می شود، طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی را شامل می شود که هدف آن، گردآوری تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان در یک سیستم واحد و در نهایت بهبود عملکرد سازمان می باشد. این فرآيندها می تواند بسیار وسیع بوده و از مدیریت تولید، خرید قطعات، ارسال مواد خام به واحدهای تولیدی، کنترل موجودی بازار و پیگیری سفارش ها و… را شامل شود.
مزايا و معايب به كارگيري ERP در سازمان ها چيست؟
یکپارچه شدن زیرسیستم ها ، فرایندها واطلاعات سازمان، پشتیبانی در فرآیند تصمیم گیری، حذف فرآیندهای دستی و کاغذی، استانداردسازی فرآیندها، مدیریت دانش که باعث کاهش و یا حذف وابستگی به نیروی انسانی میشود، اینها مواردی هستند که میتوان به عنوان مزایای استقرار یک سیستم ERP  بر شمرد.
و اما معایبی که ممکن است  به همراه داشته باشد که البته بعضی از موارد طبیعی است و بعضی دیگر را میتوان مدیریت نمود، شامل: ریسک پذیری اثربخشی ERP در سازمان، هزینه اولیه نسبتا بالا، زمان بر بودن استقرار، عدم پوشش بخشی از فرآیندهای سازمان به دلیل اقتضاءات و محدویت ها حاکم بر آن فرآیند
چرا برخي از سازمان ها و واحدهاي توليدي بزرگ نتوانسته اند اين بسته را به خوبي پياده سازي كنند؟
گفته میشود که در یک پروژه استقرار ERP، هزینه نرم افزار در حدود 20 درصد از هزینه کل است، 20 درصد مربوط به زیرساخت و 40 درصد شامل فرایند استقرار میباشد. این آمارها به خوبی نشان می‌دهد که در استقرار نرم افزار ERP سمت و سوی فعالیت ها چگونه بایستی باشد، هرگونه خلل در بخش زیرساخت ویا در فرایند استقرار، موفقیت پروژه را به چالش خواهد کشید، چنانچه زیرساخت فرآیندی سازمان مطابق با فرآیندهای نرم افزار ERP نباشد، به نخستین مانع موفقیت پروژه برخورده ایم، در این گام سازمان از سویی و نرم افزار از سوی دیگر، بایستی انعطاف لازم را نشان دهند تا این دو کاملا برهم منطبق شوند، جدای از زیرساخت های فرآیندی، زیرساخت های تکنولوژیکی نیز بایستی پذیرای سیستم ERP باشد. پس از این مرحله عملیات استقرار سیستم شروع میشود، استقرار بایستی از یک روش  متدولوژی معینی پیروی کند تا درون سازمان شک و تنش ایجاد نکند. این که استقرار از کدام فرآیند سازمانی شروع می‌شود بسیار اهمیت دارد، گاهی حین یک پروژه ERP، در یک حوزه، سیستم بخوبی روی روال است. اما در یک حوزه دیگر، کاملا شکست خورده است، مثلا در حوزه مالی به خوبی مستقر شده و در حوزه تولید دچار تعارض شد ه است، ناهماهنگی های یادشده همگی به شکست پروژه منتهی خواهد شد، از این گذشته بایستی درنظر داشت انتخاب راهکار نرم افزاری نامناسب برای یک سازمان نیز از عوامل شکست خواهد بود، در هرحال عدم هماهنگی و منطبق نبودن نقشه فرآیندی سازمان با نرم افزار انتخاب شده مهمترین دلیل شکست ERP است.  شركت
هيكو چه روشي در پياده سازي ERP بكار برده تا از شكست پروژه جلوگيري كند؟
در زیرسیستم های یک سازمان صنعتی چند محور وجود دارد که فصل مشترک این زیرسیتم ها هستند، چنانچه هنگام استقرار ERP این محورها را به درستی زیرنظر داشته باشیم، تا حدود زیادی تعارضات داخلی زیرسیستم ها را مدیریت خواهیم کرد. برای نمونه مدیریت موجودی فصل مشترک زیرسیستم های تولید، فروش و مالی است و یا ایستگاه های کاری فصل مشترک تولید، نگهداری و تعمیرات و بهای تمام شده می‌باشد. در همین محورهای مشترک هم استفاده از یک ساختار فرآیندی و گام به گام  برای استقرار الزامی است، آغاز استقرار از این محورها، بسیاری از تعارضات را قبل از وابسته شدن و درگیر شدن کامل سازمان با سیستم ERP نمایان می‌کند که در این فاز فرصت کافی برای تغییرات سازمانی و بومی سازی نرم افزار وجود دارد. در این روش اگرچه سختی هایی در ابتدای کار به وجود خواهد آمد ولی راه را برای استقرار کامل و موفق ERP  هموار خواهد کرد.
با چه مشكلاتي در پياده سازي ERP مواجه بوده ايد و چگونه بر اين مشكلات غلبه كرده ايد؟
استقرار ERP نیازمند تغییر در جهات مختلف سازمان است یا بهتر است بگوییم ERP خود یک تغییر در سازمان است، و مانع بزرگ هر تغییری، مقاومت نیروی انسانی است، روش های مختلفی برای مقابله با این مشکل وجود دارد، راهی که هیکو به کار گرفته است، استقرار موازی با فرایندهای جاری سازمان است، یعنی در مرحله اول، هیچ تغییری در وضع موجود داده نمی‌شود تا زمانی که بازخوردهای سیستم آنالیز و در صورت نیاز نرم افزار بهبود یابد، این روند ادامه دارد تا خروجی های مورد انتظار از سیستم حاصل شود، اینجاست که می‌توان نیروی انسانی را مجاب به تغییر نگرش و استفاده از سیستم نرم افزار نمود.
از پروژه هاي موفق شما بكارگيري ERP در خوشه كفش قم بوده است، لطفا در اين خصوص توضيح دهيد؟
عمده صنایع کفش، با وجود داشتن بازار خوب و بدون حاشیه، بومی بودن درصد بالایی از تکنولوژی و تخصص و قیمت فروش مناسب، با چالش ها و مشکلاتی در زمینه مدیریت منابع سازمان روبه رو هستند، ازجمله: تنوع و سلیقه مشتریان به دلیل عمر کوتاه محصول، واردات محصولات مشابه با کیفیت و قیمت پایینتر، نداشتن استراتژی بلند مدت فروش، پاسخگویی به موقع به مشتریان به دلیل عدم توانایی در کنترل موجودی و برنامه ریزی تولید و موارد دیگر، این چالش ها می‌تواند ادامه حیات این صنایع را با خطر مواجه کند، اصلی ترین دلیل بروز چنین مشکلاتی، عدم توانایی در اتخاذ تصمیمات به موقع و دقیق هست که آن هم ناشی از عدم دسترسی به یک بانک اطلاعاتی جامع و کامل میباشد
از این رو شرکت هیکو با همکاری شرکت شهرکهای استان قم در دو مجموعه فعال در زمينه کفش اقدام به استقرار و پیاده‌سازی سیستم مدیریت منابع سازمان نموده است که می‌تواند روندهای مختلف را در قالب نرم افزار پوشش دهد از جمله موضوع ردیابی محصول در ایستگاه های کاری، کنترل موجودی در سطح انبارها و پیمانکاران خارج از سازمان، تولید بر اساس درخت محصول(BOM)، تنوع فروش محصول، خرید، دریافت و پرداخت و حسابداری میباشد
توصيه شما در استفاده از ERP در صنايع كوچك و متوسط چيست؟ چگونه مي توان به موفقيت دست يافت؟
نکته مهم در این رابطه این است که هر سازمان براساس اصل فرصت و تهدید، اقتضاءات خاص خود را دارد و نمی‌توان یک نسخه واحد برای همه نوشت، اما نقطه اشتراک در رسیدن به موفقیت در دنیای امروز ، استفاده از ابزار در رسیدن به هدف است، در حال حاضراستفاده از سیستم های ERP بهترین ابزار و کمک به مدیریت سازمان است، البته باز هم یادآور می‌شوم که هر سازمانی، ERP  منطبق با شرایط حاکم بر خود را طلب می‌کند.